Mengatasi Hambatan Penyimpanan Arsip Kronologis Pajak Kendaraan Bermotor (PKB)

Abstract

Arsip menjadi bukti dan sumber informasi bagi organisasi, sehingga penyimpanannya harus tertata agar dokumen dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Penelitian ini menggambarkan pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), hambatan yang dihadapi, dan solusi yang ditempuh. Pendekatan yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan observasi, wawancara dengan pranata kearsipan, dan dokumentasi pada Desember 2023 sampai Maret 2024. Hasilnya menunjukkan bahwa unit ini hanya menerapkan sistem kronologi berdasarkan tanggal diterimanya dokumen, dengan pengelompokan menurut outlet. Penyimpanan melalui lima tahap, yaitu pemeriksaan, pengindeksan, pemberian kode, penyortiran, dan penyimpanan, dengan pemindaian dokumen ke aplikasi sebelum dokumen fisik disimpan dalam box kardus. Empat hambatan utama ditemukan, yaitu petugas arsip yang terbatas, kode yang kadang terlewat, dokumen yang masuk dalam jumlah ribuan pada periode pemutihan, dan komputer yang sering error. Hambatan ditangani dengan bantuan tenaga penunjang, peserta magang, dan staf teknologi informasi, sementara sebagian upaya perbaikan lain belum dijalankan. Secara umum penyimpanan arsip tergolong cukup baik, tetapi ketergantungan pada satu petugas dan tenaga magang menuntut penambahan sumber daya manusia.